医院院庆纪念册捐赠与馆藏管理·5 类流转规范与登记要点

> 去向期 · 让每一本册子都知道自己去了哪里

> 适用场景：院庆纪念册对外捐赠 · 院史资料归档 · 图书馆/档案馆入藏 · 院际交流互换

> 阅读对象：院办/党办、宣传科、图书馆（室）、档案室、院史工作专班

院庆纪念册印制完成之后，紧接着就是一件容易被低估的事：这些册子要发到哪里去。

多数医院的做法是列一张赠阅名单，按名单寄出去，剩下的入库。这个流程看似完整，但一年后想回溯时经常发现三个问题：不知道送了谁、不知道对方有没有收到、不知道图书馆到底入藏了几册。

更麻烦的是，纪念册不同于普通宣传品。它含有院史资料、人物信息、统计数据，有些内容还涉及患者影像与内部资料。它既是赠阅品，也是需要纳入资产与档案管理的实物。

本文把纪念册的流转拆成 5 类路径，逐类说明登记要点，并给出一份可直接复用的台账字段表。

---

一、为什么纪念册要单独管

先明确一个前提：纪念册与一般宣传折页不是同一类东西。

> 判据：只要册子里出现了院史沿革、人物名录、统计数据、历史影像中的任意两项，就应当同时按"宣传品"和"档案资料"两条线管理。

---

二、5 类流转路径

路径一：内部留存（基线部分）

内部留存不是"剩下的都放仓库"，而是应当主动规划的基线数量。

要点：档案室与图书馆的留存册应在分发启动之前就先行划出，避免后期"发完了才发现档案室没有"。

路径二：对外捐赠（公共文化机构）

向公共图书馆、档案馆、方志馆、高校图书馆捐赠，是院庆纪念册最常见的社会价值出口。

捐赠方（医院）需提供：正式捐赠函、册子实物、内容提要、ISBN/内部准印信息（如有）、联系方式。

受赠方通常提供：捐赠证书或入藏证明、馆藏索书号（视机构而定）。

> 提示：部分机构要求捐赠方提供"内容无涉密声明"或"著作权授权确认"。这两份材料建议提前准备，不要等到对方索要时才临时办理。

路径三：院际与机构交流互换

与兄弟医院、医联体单位、合作院校互换纪念册，属于对等交流。

登记要点：互换记录应包含对方单位名称、接收人、册数、互换日期，以及对方回赠资料（如有）的入藏去向。互换不是单向赠阅，双向都要留痕。

路径四：定向赠阅（个人）

向老专家、离退休职工、历任院领导、捐赠人、荣誉获得者定向赠阅。

两个易漏点：

1. 名单核对——离退休人员名单容易含已故人员，需在寄送前核对，避免家属收到后产生困扰

2. 签收记录——个人赠阅建议采用签收或回执方式，尤其是送达重要历史人物时

路径五：公开索取与余量处置

面向社会公开索取的余量部分，以及最终未能发出去的库存。

---

三、捐赠与受赠的责任边界

> 最需要写清楚的一条：受赠机构是否可以将纪念册数字化并提供在线查阅。这一条若不明示，后续容易产生分歧。建议在捐赠函中直接写明"同意/不同意数字化及网络传播"。

---

四、馆藏编目的关键字段

纪念册进入图书馆后，编目质量直接影响后续能否被检索到。医院方虽然不负责编目，但可以主动提供规范的书目信息，大幅提升入藏效率。

建议做法：在捐赠函附件中附一页《书目信息表》，把上述字段填写完整。这一页能显著加快入藏流程，也减少馆方回问的往返。

---

五、7 条高频疑问

Q1：纪念册必须要有 ISBN 吗？

内部编印的纪念册通常没有 ISBN，标注"内部资料"即可。若计划向公共图书馆大规模捐赠，提前申请书号会更顺畅，但周期较长，需提前规划。

Q2：捐赠后能不能要回？

不能。捐赠是所有权转移，一经完成不可撤回。因此捐赠前务必确认留存册数已足够。

Q3：受赠机构不入藏怎么办？

属正常情况。部分机构因馆藏方向不符会婉拒。建议捐赠前先电话沟通馆藏方向，再正式发函，可显著提高成功率。

Q4：纪念册含患者影像，捐赠是否合规？

需重点核查。凡含可识别患者信息的影像，捐赠前应完成脱敏或取得相应授权。这一条是医院类纪念册区别于其他行业纪念册的最大风险点。

Q5：能不能捐赠给个人收藏者？

不建议。纪念册作为院史资料，流向不可控的个人收藏会带来后续利用上的不确定性。公开索取也应登记用途。

Q6：院内科室领用需要登记吗？

需要。至少登记科室、册数、领用人、日期。数量较大的科室领用建议纳入科室资产台账。

Q7：电子版的捐赠怎么算？

电子版移交应单独办理，明确载体形式（光盘/云盘/下载链接）、使用范围与是否允许网络公开。电子版与纸质版建议在同一份捐赠函中一并说明。

---

六、金鹰文创的实操建议

做了 20 年纪念册，我们在医院类项目里养成一个习惯：在印量确定之前，先出一份《流转计划表》。

原因是流转路径直接决定印量。内部留存基线、对外捐赠目标机构数量、院际互换单位数、个人赠阅名单，这几项加总才是真实印量需求。先算清楚这些，再谈开本、页数、工艺，整个项目的成本结构才可控。

我们也建议把"档案室留存册"和"图书馆留存册"从印量里单独划出来，在付印前就完成移交，这是最不容易出错的顺序。

几个真实项目的处理（客户信息已脱敏）：

• **某三甲医院院庆纪念册**：先行划出档案室 3 册、图书馆 5 册，再启动对外捐赠；向市级图书馆与档案馆各捐 2 册，均取得入藏证明。
• **某专科医院纪念册**：因含历史病例影像，捐赠前完成全院影像脱敏复核，并在捐赠函中明确"不同意数字化及网络传播"。
• **某医联体牵头医院成果册**：与 11 家成员单位完成互换，双向登记造册，回赠资料统一入藏院图书室。

---

---

> 本文作者：金鹰文创 20 年纪念册设计实操团队

> 服务客户：三甲医院 · 医疗机构 · 高校校友会 · 央国企

> 本文为项目实操经验整理，具体项目请结合实际档期与预算评估